Como planejar uma viagem de negócios?
Organização é fundamental para o sucesso de uma viagem de negócios e o Hotel KK traz dicas para tornar a tarefa mais fácil
Viajar a negócios é uma tarefa que exige planejamento. Documentação, agenda de compromissos e gerenciamento dos gastos são os pontos que merecem mais atenção. Veja como não ter surpresas de última hora:
- Documentações
Verifique se a documentação necessária está em dia. Se a viagem for internacional, para evitar imprevistos, comece a organizar estes itens – se possível – seis meses antes de embarcar. As viagens para países que compõe o MERCOSUL, por exemplo, não necessitam de passaporte, mas exigem apresentação de RG com uma foto recente, menos de 10 anos da data de emissão. Nas viagens locais lembre-se de checar a validade de itens como: carteira de habilitação, licenciamento e seguro do carro.
Cheque também os documentos que precisará na viagem: apresentações formais da empresa que representa, cartão comercial e itens mais específicos da sua área de atuação como contratos e etc.
- Tempo
Tente chegar ao destino sempre um dia antes da primeira reunião. Este tempo servirá como uma forma de descansar, relaxar a mente e também, é claro, evitará atrasos.
Na hora de programar as tarefas da viagem, procure também deixar pequenas brechas entre um compromisso e outro. Costumamos subestimar o tempo de trajeto de um ponto a outro e, em um dia com muitas atividades, um atraso pode provocar um efeito cascata e acabar prejudicando sua imagem. Lembre-se ainda de reservar um período para as refeições. Se alimentar mal também pode prejudicar seu desempenho.
- Compromissos
A agenda pode ser uma arma poderosa nas mãos de empresários. Anote todos os compromissos que terá durante a viagem, além dos números de telefones importantes caso ocorra uma emergência. Assim você terá um “guia” durante os próximos dias de viagem. Procure confirmar cada um dos agendamentos, assim é mais fácil evitar os atrasos. Faça uma ligação cordial, lembre que está a caminho e gostaria apenas de confirmar o compromisso.
Opte por deixar um período de folga entre uma reunião e outra. Durante este tempo, aproveite para resolver alguma emergência, conversar com um potencial cliente ou até mesmo para conhecer a cidade que está hospedado. Afinal, a cultura local também pode acrescentar em seu perfil profissional.
- Controle os gastos
Mantenha uma planilha incluindo todas as despesas da viagem. Se elas forem pagas pela empresa que você representa, guarde também todos os comprovantes de pagamento. O planejamento financeiro é fundamental para evitar imprevistos ou abusar dos gastos durante sua estadia.
